El Archivo del Registro Civil digitaliza millones de actas

El Archivo General del Registro Civil de Buenos Aires, ubicado en una majestuosa estructura de tres plantas en la calle Jean Jaures 970, en el barrio de Balvanera, resguarda la memoria histórica de los porteños.

Con más de 32.000 libros que documentan nacimientos, defunciones y matrimonios desde el siglo XIX hasta la actualidad, el archivo es un verdadero tesoro de la vida social de la Ciudad.

Este organismo, que procesa diariamente unas 3.000 solicitudes de documentación, ha experimentado en los últimos años una modernización que permitió digitalizar el 97% de su vasto acervo, equivalente a más de 16 millones de actas.

Estos registros ofrecen una narrativa detallada de las generaciones que han construido la historia de Buenos Aires.

Cada documento del Archivo cuenta una historia singular que contribuye al entramado histórico y social de la Ciudad.

Desde los registros parroquiales que documentan las muertes masivas causadas por la peste, hasta los nacimientos de figuras como Jorge Luis Borges, Jorge Bergoglio y Máxima Zorreguieta, y los matrimonios de iconos como Diego Maradona con Claudia Villafañe o Palito Ortega con Evangelina Salazar, el Archivo abarca más de 25 kilómetros lineales de documentos.

César Torres, secretario de Gobierno y Vínculo Ciudadano, subrayó la importancia de la preservación y el acceso a este acervo documental para garantizar los derechos de identidad de los porteños. “Nuestra misión es facilitar el acceso a las actas y documentos que los vecinos necesitan para sus trámites diarios.

El Archivo es fundamental para asegurar que estas historias perduren y sigan siendo una fuente de conocimiento invaluable sobre la vida de todos los ciudadanos”, señaló Torres.

El Archivo General del Registro Civil de Buenos Aires tiene sus raíces en 1886, año en que se fundó el Registro Civil, anteriormente conocido como la Municipalidad de la Ciudad.

Desde su creación, el Archivo ha sido el custodio de documentos de valor histórico permanente, conservando registros de nacimientos, defunciones y matrimonios que llegan hasta nuestros días.

Antes de 1886, estas actas eran gestionadas por la Iglesia, la cual acumuló 1.195 libros parroquiales entre 1856 y 1886, de los cuales 118 ya han sido digitalizados.

Sergio Leonardo García, subgerente operativo del Archivo, destaca que entre estos antiguos documentos parroquiales se encuentran registros históricos como la defunción de Rufina Cambaceres y eventos significativos como la epidemia de peste que azotó Buenos Aires.

Este brote obligó a las clases altas a trasladarse desde la zona sur hacia el norte de la ciudad, alejándose del puerto para evitar el contagio.

El proceso de digitalización del archivo comenzó en 2014 y se completó en 2018. “La digitalización no solo ayuda a preservar los registros originales, sino que también acelera los procesos de acceso a la información, permitiendo que los documentos solicitados estén disponibles en un plazo de 24 a 72 horas”, explica García.

Además, subraya la importancia del archivo en la garantía de los derechos de identidad de las personas, ya que estos documentos son esenciales para demostrar vínculos o realizar reclamaciones legales.

Funcionamiento del Archivo y procesos de conservación de documentos

El Archivo del Registro Civil de Buenos Aires opera las 24 horas de manera online, con un equipo de 61 personas dedicadas a preservar y gestionar la memoria documental de la ciudad.

Según Jorge Caldas, jefe de división del organismo, el trabajo se organiza en dos áreas principales: la sección digital, encargada de la expedición de partidas a través de la web de la Ciudad, disponible los 365 días del año, y el sector responsable del mantenimiento y conservación de los libros y legajos históricos.

Las funciones del Archivo son diversas, entre ellas, se destaca la custodia de la valiosa documentación almacenada tanto en su sede de la calle Jean Jaures 970 como en la Secretaría Legal y Técnica, ubicada en Los Patos 2155.

Además, procesan solicitudes de copias certificadas de partidas, un trámite que desde 2023 ha sido el más demandado en la Ciudad, con 745.210 partidas emitidas el año pasado.

También, el Archivo se encarga de asentar en las actas de matrimonio las sentencias de divorcio, expedir copias certificadas de documentos archivados y realizar la indexación, digitalización y carga en el Registro Civil Electrónico.

El Archivo mantiene una estrecha colaboración con todas las áreas del Registro Civil y con entidades externas como el Ministerio Público Fiscal, el área de Derecho a la Identidad, los registros civiles de las provincias, los ministerios de Salud y Educación, y los juzgados nacionales y federales.

Esta interconexión garantiza que los procesos documentales se realicen de manera eficiente y que la documentación histórica se conserve y esté accesible para las futuras generaciones.

La conservación y gestión de los documentos del Archivo del Registro Civil se realiza con gran precisión gracias a una estructura eficiente de archivos móviles y una correcta organización en estanterías.

Los documentos se localizan rápidamente gracias a sistemas de indexación digital, además de fichas manuales utilizadas anteriormente para la misma función.

“Es crucial mantener un orden riguroso. Si alguien necesita un documento específico para tramitar la ciudadanía, el Archivo lo encuentra fácilmente”, explica el subgerente operativo.

Para proteger los libros, se asegura que estén almacenados de manera compacta, evitando la entrada de oxígeno que puede deteriorar el papel.

El Archivo cuenta con sistemas de seguridad y vigilancia las 24 horas, detectores de humo y otros mecanismos diseñados para preservar la integridad de los documentos.

El proceso de digitalización ha sido fundamental para la conservación. Cada folio tiene un triple respaldo digital, además del soporte original en papel, lo que minimiza el manejo físico de los libros.

La digitalización también incluye el registro de libros parroquiales y la digitalización de fichas con datos topográficos, facilitando la búsqueda de actas, especialmente cuando los vecinos no tienen toda la información de inscripción, según Sergio García.

Desde 1980, el Archivo opera en su actual sede. En las primeras décadas, los registros de nacimientos, matrimonios y defunciones se hacían a mano, pero hoy en día, bajo el Registro Civil Electrónico, todos los registros se completan digitalmente, reflejando un avance significativo en la gestión documental.

Historia del Registro Civil

A finales del siglo XIX y principios del XX, Argentina vivió una intensa disputa entre la política y la Iglesia por el control de asuntos civiles y públicos.

La política emergió triunfante con la creación de un sistema administrativo que reemplazó gradualmente el modelo parroquial de épocas coloniales.

En 1880, con la consolidación del Estado nacional bajo la presidencia de Julio A. Roca y la Constitución Nacional de 1853, se sentaron las bases del Registro Civil mediante la Ley 1565.

Esta ley establecía que las municipalidades debían crear oficinas de Registro de Estado Civil. Cuatro años después, en 1888, se aprobó la Ley de Matrimonio Civil, marcando un paso crucial hacia la modernización del sistema de registro.

En la década de 1930, la Dirección General y Archivo del Registro Civil se trasladó a la calle Paraguay 1043.

En 1936, se solicitó al Concejo Deliberante la construcción de un nuevo edificio, y en 1940 se colocó la piedra fundamental.

Finalmente, el 28 de octubre de 1943, se inauguró el nuevo edificio del Registro Civil en la calle Uruguay 753, siendo el primer edificio municipal diseñado específicamente para oficinas de administración pública.